Почему автоматизация складского учёта важна для бизнеса

Современные компании сталкиваются с необходимостью мгновенно реагировать на изменения спроса, контролировать остатки и минимизировать издержки. Ручная работа с бумажными путями и Excel-таблицами в таких условиях приводит к ошибкам, демпингу запасов и потерям в прибыли. Конфигурации «1С:Управление торговлей» (далее — УТ) и «1С:ERP» предлагают готовые механизмы, чтобы обеспечить:

• точность данных об остатках в режиме реального времени;
• сквозное отслеживание партий и серийных номеров;
• гибкое ценообразование в зависимости от склада, клиента или маркетинговых акций;
• скоростной ввод по штрихкодам с минимальным количеством ошибок.

Дальше разберёмся, как пошагово настроить эти ключевые элементы в УТ и ERP.

Выбор конфигурации: УТ или ERP

Перед настройкой склада важно понимать, чем отличаются две главные торговые конфигурации:

1. 1С:Управление торговлей (УТ)
   – Ориентирована на задачи оптовой и розничной торговли.
   – Включает управление запасами, планирование закупок и продажи, взаиморасчёты с поставщиками и клиентами.
   – Простая настройка складских зон, множественных единиц хранения и пакетная обработка заказов.
2. 1С:ERP (Enterprise Resource Planning)
   – Расширена модулем управления производством, финансами и сервисом.
   – Помимо складских функций, обеспечивает планирование ресурсов предприятия, управление производственными маршрутами и сложную аналитику.
   – Подходит компаниям, где складская логистика связана с собственным производством или распределённой сетью магазинов.

Если вам важна только торговля без производственных планов — достаточно УТ. При необходимости полноценного учёта затрат, материалов и производственных этапов — разумнее внедрять ERP.

Шаг 1. Организация хранения остатков

1.1. Справочник «Склады и ячейки»

1. Перейдите в раздел «Нормативно-справочная информация → Склады и ячейки».
2. Создайте каждый склад как отдельный объект. Например, «Основной склад», «Магазин №1», «Склад у поставщика».
3. Если на одном складе есть несколько зон (приёмка, участки подготовки к отгрузке, зоны ожидания), воспользуйтесь подсистемой «Ячейки». Введите «Ячейка А1», «Ячейка А2» и так далее.

1.2. Номенклатура и единицы хранения

1. Откройте «Номенклатура и цены → Номенклатура».
2. Для каждого товара укажите основные единицы измерения:
   – «Штука» для розничных товаров;
   – «Коробка» (упаковка) для оптовых партий;
   – «Килограмм» или «Литр» для материалов.
3. Если товар хранится в разных единицах (например, фасованный поштучно и килограммами), настройте привязку единиц в карточке товара: кнопка «Дополнительные единицы».
4. Во вкладке «Характеристики» опишите варианты: цвет, размер, длина, партия. Это поможет при прослеживании остатков по конкретным характеристикам.

1.3. Заполнение начальных остатков

1. Через «Операции → Поступление товаров и услуг» создайте документы по входным поставкам.
2. Если вы переносите историю из другой системы, используйте «Загрузка начальных остатков номенклатуры и остатков товаров» (обычно через внешнюю обработку).
3. Установите дату «Начала учёта остатков» — например, 1 января текущего года. Это важно, чтобы система точно вела реестр по движению товаров.

Шаг 2. Сквозная прослеживаемость партий и серий

Сквозная прослеживаемость позволяет видеть: когда товар поступил, в каких партиях и кем был отгружен конечному покупателю.

2.1. Включение партийного учёта

1. В «Администрирование → Настройки → Учёт» установите флажок «Вести учёт партий» и «Учёт по серийным номерам», если это необходимо.
2. На вкладке «Документы» — «Учет партий» включите опции по учёту срока годности и по учёту движения партий.
3. Перейдите в «Справочники → Номенклатура», откройте карточку товара и во вкладке «Учёт» укажите, что товар «Учитывается по партиям». Если нужны серийные номера, можно отметить галочку «По серийным номерам».

2.2. Работа с партиями

1. При «Поступление товаров» в табличной части при вводе количества появится колонка «Номер партии» и «Срок годности» (если активирована).
2. Заполните номера партий (например, партия № 123 от 01.03.2025) и дату производства/срок годности.
3. При продаже «Реализация товаров и услуг» система предложит вручную выбрать партии или автоматически списать по выбранному алгоритму (FIFO, LIFO, FEFO). Рекомендуется стандартный FIFO: сначала списывается партия с самой ранней датой прихода.

2.3. Отчетность по партиям

1. Используйте отчет «Остатки и обороты товаров (по партиям)»: покажет остатки на каждом складе, разделённые по партнёрским номерам.
2. Отчет «Движение товарных запасов (подробный)» позволит отследить полный путь пакета: от поступления до отгрузки клиенту.
3. При необходимости выгружаются сведения в Excel по каждой партии, что удобно при аудите или при запросах государственного контроля.

Шаг 3. Настройка ценовых политик

Вычисление закупочных и продажных цен зависит от сегмента клиента, сезона и специфики рынка. В УТ/ERP есть несколько механизмов гибкого ценообразования.

3.1. Типы цен и прайс-листы

1. Перейдите в «Маркетинг и продажи → Цены → Типы цен (Закупочная, Розничная, Оптовая)». Дополнительно можно создать «Спеццена для VIP-клиентов».
2. Во вкладке «Прайс-лист цен номенклатуры» (или «Прайс-лист» в ERP) задайте группы номенклатуры и присвойте соответствующие типы цен. Например:
   – Для «Розничной» цены укажите минимальную наценку +30 %;
   – Для «Оптовой» – +15 %;
   – Для «Спеццены» – фиксированная скидка -5 % от оптовой цены.
3. Если у вас сезонные акции, сформируйте отдельный прайс-лист «Весенняя распродажа» и укажите даты действия (с 01.04.2025 по 30.04.2025).

3.2. Алгоритмы автоматического пересчёта

1. В «Настройки → Пересчёт цен» (УТ) выберите алгоритм «От закупочной цены + наценка» или «По формуле».
2. Укажите формулу:

КопироватьРедактироватьЦенаПродажи = ЦенаЗакупочная * (1 + Наценка/100) + ФиксированнаяСумма

3. Настройте расписание пересчёта (ежедневно или раз в неделю) и правила пересчёта только для тех позиций, у которых изменилось значение закупочной цены.

3.3. Индивидуальные скидки и наценки

1. Через «Клиенты и контрагенты → Контрагенты → Условия цен» можно прописать индивидуальную скидку для каждого покупателя.
2. При оформлении заказа в документе «Реализация» система автоматически подтянет нужный тип цены и применит установленную скидку.
3. В ERP доступна более сложная модель «Политики скидок и наценок» с учётом суммы заказа, объема и истории покупок.

Шаг 4. Интеграция со штрихкодированием

Штрихкоды позволяют ускорить приемку, перемещение и отгрузку, минимизировать ошибки при вводе данных.

4.1. Привязка штрихкодов к номенклатуре

1. В «Справочники → Номенклатура» в карточке товара перейдите во вкладку «Штрихкоды».
2. Добавьте один или несколько штрихкодов (EAN-13, Code 128, QR). Например, для «Товар А» штрихкод 4601234567890.
3. Если ваша упаковка содержит собственный штрихкод, можно создать отдельный тип «Штрихкод упаковки» и связать его с групповым товаром.

4.2. Настройка конфигурации терминала сбора данных (ТСД)

1. Установите на терминал или мобильное устройство приложение «1С:Терминал сбора данных» (либо стороннее ПО, совместимое с 1С).
2. В конфигурации 1С активируйте подсистему «ТСД» через «Администрирование → Печатные формы и отчёты → Конфигуратор», если это требуется.
3. Создайте точку обмена с ТСД: «Настройки → Подключение ТСД → Новый». Укажите IP-адрес или имя устройства, протокол (HTTP/FTP).
4. В «Использование» отметьте, какие документы будут обрабатываться через ТСД: «Поступление товаров», «Инвентаризация», «Перемещение», «Реализация».

4.3. Приёмка и отгрузка с помощью сканера

1. При «Поступлении товаров и услуг» на экране ТСД выберите заказ-поступление, просканируйте штрихкод товара — система автоматически подставит номенклатуру и скорость ввода возрастёт в 5–10 раз.
2. При «Перемещениях между складами» сканер спросит: «С какой ячейки забираем?» и «В какую ячейку кладём?». Набор операций сводится к сканированию штрихкодов позиций и подтверждению количества.
3. При «Реализации» (рознице) на кассе или в «Терминале кассира» достаточно сканировать штрихкод, и товар сразу попадёт в документ чека — без ручного поиска в справочнике.

Практические советы и распространённые ошибки

1. Избегайте дублирования номенклатуры с разными штрихкодами. Зафиксируйте единый подход: один товар — один основной штрихкод, а дополнительные добавляйте в «Альтернативные штрихкоды».
2. Контролируйте срок годности партий. Если реализуете скоропортящиеся товары, включайте FEFO (first expired first out) при списании.
3. Не загружайте весь ассортимент на ТСД сразу. Для начала ограничьтесь одним складом или группой товаров, настроив «Групповые выгрузки» через «Настройки → Выгрузки в ТСД».
4. Планируйте пересчёт цен перед праздниками. Изменив наценки и прайс-листы, не забывайте «Пересчитать цены» и «Синхронизировать с интернет-магазином», если он подключён.
5. Регулярно проводите инвентаризацию. Используя функционал УТ/ERP, распишите график сверки остатков по ячейкам и партиям, а затем анализируйте отклонения.

Итоги: что вы получите после внедрения

• Точные остатки — каждый товар учтён в нужной единице и в нужной ячейке.
• Контроль партий — вы всегда знаете, из какой поставки пришла каждая единица.
• Гибкое ценообразование — умеете оперативно менять цены для разных групп клиентов и складов.
• Быстрый ввод по штрихкодам — сотрудники меньше ошибаются, скорость обработки документов растёт в разы.
• Аналитика и отчёты — вы видите не только статические остатки, но и сколько партий ушло за период, как часто пересматривать прайс-лист и где «узкое место» в логистике.

Внедрив автоматизацию складского учёта в 1С:УТ или ERP, вы закладываете фундамент для быстрого роста, минимизируете людские ошибки и обеспечиваете прозрачность товара в любой точке цепочки поставки.